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 ◆ 総会で決議する場合には…
 

マンションみらいネットの利用に関して総会の決議を得る場合は、次の手順を参考にしてください。

 1.マンションみらいネットのメリットを確認しましょう

 マンションみらいネットのパンフレットをコピーするか、当センターのホームページを印刷して、システムの概要とどんなメリットがあるかを組合員に紹介いただくとともに、ご自分たちの組合運営にどのように活用されるかご検討ください。

 
 2.システムのセキュリティを確認しましょう
 システムのセキュリティについては皆さんの関心が高いとともに大切なことですので、当センターのホームページをもとに組合員にご説明ください。
 
 3.登録に係る費用を確認しましょう
 初回登録に係る費用、毎年の更新に係る費用、オプション機能の利用にかかる費用を組合員に説明し承認を得てください。費用についてはホームページに掲載されていますが、自分たちの管理組合で必要になる費用をオプション利用料も含め予算化できるようにしてください。
 
 
 ■ 総会議案書例
 

 「マンションみらいネット」に加入するに当たり、総会で決議をとるに当たっての一例です。各管理組合の事情に応じて議案を作成する際の参考にしてください。
 総会での説明に当たっては、当センターのホームページで説明している中から、なぜ今マンションみらいネットが必要か、管理組合にどのようなメリットがあるかを管理組合の実情に応じてご説明ください。
 なお、具体的な内容についてはパンフレットをコピーするか当センターのホームページを印刷して、資料として議案書に添付することをお勧めいたします。

第○号議案 マンションみらいネット加入の件

1.加入について
 当○○マンション管理組合は、(公財)マンション管理センターが運営する「マンションみらいネット」に加入することとします。

 「マンションみらいネット」は、マンションの履歴情報等を(公財)マンション管理センターのコンピュータに安全に保管し、区分所有者が必要なときに、いつでもインターネットを通して、その情報を引き出し利用でき、同時に登録情報からマンションの管理状況を毎年チェックできるシステムです。

 当マンションでは、これまで修繕の履歴情報を管理組合として十分に整理していませんでした。これから長期にわたってマンションを維持管理していくに当たり、重要な情報を失わず自分たちで管理していく上で、できるだけ早くシステムに加入することが有効と判断しました。
 (理由について、管理組合が必要と感じた理由をご記入ください。)

 「マンションみらいネット」の具体的内容についてはP○〜P○を参照してください。
  (パンフレットか当センターのホームページの必要ページを添付してください。)

2.費用について
 加入に当たり必要な費用は、初年度○○円、その後の毎年の更新時は○○円です。
 費用は、毎年、管理組合運営費に予算計上することとします。
 (単棟か団地か、その棟数によっても登録費用が異なりますので注意してください。)

3.閲覧について
 登録情報等の閲覧に当たっては、組合員共用のID/パスワードが発行されますので、センターから通知があった後にお知らせします。
 通知されるパスワードは、組合員及びその同居の家族以外に漏らさないことを遵守してください。
 センターからはパスワードの変更や電子掲示板への書込みが可能な管理者用パスワードも発行されます。このパスワードの管理と使用は理事長が行うこととします。ただし、理事長が必要と判断した場合は、他の理事を指定して使用させることができることとします。
 なお、「理事会用掲示板」の利用について「利用条件」の承諾を行った場合は、理事会用掲示板専用のID/パスワードを理事長等から利用する組合員へ発行することができることとします。
 (パスワードが厳正に管理されないと、登録情報が外部に漏洩することになりますので、パスワードの管理については注意を喚起してください。)

○ 管理組合の状況に応じ追加する議案書例 ○

★ 図書の電子化を利用する場合
第△号議案 マンションみらいネット図書電子化機能(組合図書室)利用の件

 マンションみらいネット≪図書電子蓄積型≫では、管理組合の文書・図面等の図書をスキャナーで読み込み、インターネット上の電子組合図書室に納め、保管する機能があります。(P○資料参照)
 当管理組合では、管理組合の情報の継続的な管理という目的のため、この機能を利用することとします。
 また、どの書類を電子化するかは、理事会に一任することとします。
 (参照資料はパンフレットか当センターのホームページの必要ページを添付してください。)
 (どの書類を電子化するか具体的に上げて承認を得る方法もあります。)
★ 大判図面の電子化(CD-ROM版)を利用する場合
第▲号議案 マンションみらいネット大判図面の電子化機能(CD-ROM版)の利用の件

  マンションみらいネットでは、オプションとして、CD-ROM作成による竣工図面の電子化サービスがあります。竣工図面については、インターネットで閲覧するのではなく、CD-ROM化して管理組合に戻されます。(P○資料参照)
 当管理組合では、青焼き図面の劣化に備え、マンションみらいネットで竣工図面を電子化することとします。
 電子化に必要な費用は、P○の通りです。当管理組合に当てはめると、概ね○○円となります。したがって、今期、管理組合運営費に竣工図面を電子化費用として、○○円を計上することとします。
 また、マンション管理センターが図面の電子データのバックアップを無償で保管します。
 CD-ROMはコピーを製作し管理事務室で保管し、原本は管理組合の貸金庫で保管します。

 大判図面の電子化手続きの詳細な内容は → 大判図面の電子化のご案内】 
 (又は、図面電子化の各専門業者のホームページを参考にしてください。)

★ オプトアウト項目の扱いについて総会の了承を得る場合
 登録項目には、一般の方に公開される項目と非公開の項目があり、また、基本的には公開が予定されているものの、管理組合が非公開を選択できるオプトアウト項目というものがあります。
 オプトアウト項目の扱いについて念のため総会の承認を得るという場合は、以下の例を参考にしてください。(例文はオプトアウト項目の全てを公開扱いにするという前提で作成していますので、適宜変更してください。)
 なお、この場合は、登録項目の公開・非公開・オプトアウトの区分についても合わせてご紹介する方が理解を得やすいものと思われます。

第●号議案 マンションみらいネット登録項目のオプトアウト情報の公開の件

  マンションみらいネットの登録項目は、パスワードを持っている組合員だけが閲覧できる項目と、一般の人が誰でも閲覧できる公開項目と、オプトアウト項目(基本は公開になっているものの管理組合が非公開を選択できる項目)があります。その区分はP○〜P○に資料を添付しています。(印刷して添付してください) → 【項目一覧(PDF)
 当管理組合では、これらのオプトアウト項目をすべて公開とすることとします。
 (非公開とする項目があったらここで具体的にあげて承認をとってください。)
 
 
 
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