マンション管理組合の運営支援Q&A（よくある質問）
３．管理組合の運営について知っておくべき基礎知識を教えてください。
Q3-4.総会は、誰が招集するのですか。また、組合員が総会を招集することはできますか。
総会は、原則として管理組合の管理者が招集します。これは区分所有法第34条第１項に、管理者の義務として規定されています。
これを受けて、標準管理規約では、理事長が通常総会を毎年１回新会計年度開始後２ヶ月以内に招集しなければならないこと（同規約第42条第3項）、また、必要と認める場合に理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができること（同条第4項）を定めています。
このほか、理事長以外の組合員も一定の要件を満たせば総会を招集することができます（同規約第44条）。この一定の要件については、「区分所有者（議決権を有しないものを除く。第5項において同じ。）の5分の1以上の者であつて議決権の5分の1以上を有するものは、管理者に対し、会議の目的たる事項を示して、集会の招集を請求することができる。」（改正区分所有法第34条第3項）とされています。なお、この定数は規約に定めれば減ずることができます(同法第34条第3項ただし書き)が、この定数を増やすことは、少数区分所有者による総会開催を困難にすることから認められません。
なお、総会の招集に関して、改正前の区分所有法第35条第5項及び標準管理規約第43条第4項では、管理規約変更等の特別な事項の決議等であるときには、招集の際にその議案の要領をも通知しなければならないとしていましたが、改正区分所有法第35条第1項及び改正標準管理規約第43条第1項では、総会に提案する全ての事項の議案の要領を通知しなければならないとしています。
Q3-4の2.理事長は総会の議案書や組合員から提出された議決権行使書等を保管しなければならないのですか。
改正標準管理規約第49条の2では、理事長は、総会の議案書及び付随する資料を保管しなければならないとしています。また、組合員や利害関係人の理由を付した書面等により請求があったときには、議案書及び付随する資料の閲覧をさせなければなりません。
付随する資料とは、議決事項として掲げる書類の案のほか、参考資料として配布された資料、議決権行使書、委任状等が該当するとしています（改正標準管理規約第49条の2関係コメント）。